Cách đánh số trang trong Word không chỉ giúp bạn quản lý tài liệu khoa học mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần tiến hành vài thao tác đơn giản là có thể biến những tập hồ sơ dày cộp trở nên mạch lạc, giúp việc tra cứu thông tin hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang đối mặt với một tập tài liệu dài hàng chục trang, việc đánh số thứ tự chính là “chìa khóa” giúp nội dung trở nên mạch lạc và dễ quản lý. Thay vì để người đọc loay hoay tìm kiếm thông tin, một hệ thống số trang chuẩn chỉnh sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và chỉn chu. Nếu chưa nắm được cách đánh số trang trong word, hãy xem ngay nội dung dưới đây nhé.
Lợi ích của việc đánh số trang Word
Việc đánh số trang trong Word không đơn thuần chỉ là thêm một con số vào góc giấy, mà nó còn là “kim chỉ nam” giúp bạn quản lý tài liệu một cách khoa học. Dưới đây là lý do vì sao bạn nên áp dụng cách đánh số trang Word khi soạn thảo văn bản:
- Định vị thông tin: Khi đối diện với một tệp hồ sơ dài hàng chục trang, việc đánh số sẽ giúp bạn và người đọc xác định ngay lập tức vị trí của các mục quan trọng.
- Tránh sai sót khi in ấn: Nếu bạn vô tình làm rơi xấp tài liệu vừa in xong, các con số ở chân trang sẽ là cách duy nhất giúp bạn sắp xếp lại chúng đúng thứ tự.
- Tạo sự chuyên nghiệp cho văn bản: Trong những bản báo cáo, đồ án, số trang là tiêu chuẩn bắt buộc để tạo nên sự chỉn chu.
- Hỗ trợ theo dõi tiến độ đọc: Đối với người tiếp nhận tài liệu, số trang giúp họ tự quản lý thời gian và lộ trình đọc một cách hiệu quả hơn.
Đánh số trang trong word để sử dụng tiện ích hơn
Xem ngay: Cách làm mục lục trong word 2010 nhanh nhất
Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word cực chuẩn
Tùy vào quy định của từng loại báo cáo hay tài liệu mà bạn cần có những kiểu đánh số khác nhau. Dưới đây là những hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao để bạn tùy biến trang giấy của mình một cách đẹp mắt nhất.
Cách đánh số trang trong Word theo ý muốn
Việc đặt số trang ở đâu ảnh hưởng rất lớn đến độ thẩm mỹ của văn bản. Để bắt đầu, bạn hãy vào thẻ Insert trên thanh công cụ, tìm đến nhóm Header & Footer và chọn Page Number. Một danh sách hiện ra với các vị trí cụ thể như sau:
Bạn hãy tìm đến mục Header & Footer và chọn Page Number
- Top of Page: Đặt số trang nằm ở phía trên cùng (phần đầu trang).
- Bottom of Page: Đây là vị trí phổ biến nhất, số trang nằm ở phía dưới cùng (phần chân trang).
- Page Margins: Một kiểu đánh số hiện đại hơn khi con số nằm ở hai bên lề của trang giấy.
- Current Position: Số trang sẽ hiện ra ngay tại vị trí mà bạn đang đặt con trỏ chuột.
Mẹo nhỏ: Với mỗi vị trí, Word đều cung cấp các mẫu hiển thị sẵn (căn trái, căn giữa, căn phải hoặc các hình khối trang trí). Bạn chỉ cần nhìn hình minh họa và chọn kiểu ưng ý nhất là toàn bộ tài liệu sẽ được tự động đánh số.
Tùy chỉnh vị trí hiện đánh dấu trang trong thẻ Page Number
Cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ (Bỏ qua trang bìa)
Trong thực tế, trang đầu tiên thường là bìa hoặc mục lục nên chúng ta không muốn đánh số vào đó. Để tiến hành cách đánh số trang trong Word bỏ trang đầu, bạn hãy làm theo các bước chi tiết sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào dòng đầu tiên của trang mà bạn muốn bắt đầu đánh số.
Đặt chuột vào dòng đầu tiên của trang cần đánh số
Bước 2 (Ngắt vùng): Trên thanh công cụ, chọn thẻ Layout - Breaks - Next Page. Lúc này, văn bản của bạn đã được chia làm 2 Section (phần) riêng biệt.
Trên thanh công cụ, chọn thẻ để ngắt văn bản thành 2 Section
Bước 3 (Thiết lập số bắt đầu): Vào thẻ Insert - Page Number - Format Page Numbers. Tại bảng hiện ra, ở mục Start at, bạn nhập số 1 (hoặc bất kỳ số nào bạn muốn khởi đầu) rồi nhấn OK.
TTại bảng xuất hiện bạn chọn số 1
Bước 4 (Chèn số): Tiếp tục vào Page Number và chọn vị trí hiển thị (trên/dưới) như bình thường.
Sau đó vào Page Number và chọn vị trí hiển thị
Bước 5 (Ngắt liên kết): Đây là bước quan trọng nhất. Bạn nhấp đúp vào phần số trang vừa hiện lên, trên thanh công cụ sẽ thấy nút Link to Previous đang sáng màu. Hãy nhấn vào đó để tắt liên kết giữa 2 phần văn bản.
Nhấp chuột để tắt liên kết giữa 2 phần văn bản
Bước 6 (Xóa số thừa): Bây giờ bạn chỉ việc kéo lên trang bìa, xóa số trang ở đó đi. Do đã ngắt liên kết, việc xóa ở trang bìa sẽ không làm mất số ở các trang sau.
Cuối cùng bạn hãy kéo lên trang bìa, xóa số trang ở đó đi
Tham khảo: Cách viết phân số trong word 2010 chuẩn nhất
Các cách đánh số trang trong word nâng cao
Ngoài việc đánh số thứ tự từ 1, đôi khi tính chất công việc đòi hỏi bạn phải tùy biến số trang theo những quy tắc riêng biệt. Dưới đây là những giải pháp cụ thể giúp bạn xử lý mọi yêu cầu về định dạng trang giấy.
Cách đánh số trang trong word từ một con số lớn hơn 1
Trong nhiều trường hợp, tài liệu là phần tiếp nối của một tập hồ sơ trước đó, vì vậy số trang không được bắt đầu từ 1 mà phải từ một con số cụ thể nào đó. Để thực hiện, bạn cần can thiệp vào thiết lập định dạng số trang trước khi tiến hành chèn số vào văn bản.
Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn vào thẻ Insert, tìm đến mục Page Number và chọn dòng Format Page Numbers...
Chọn vào mục Page Number và làm theo hướng dẫn
Bước 2: Tại ô Start at, bạn hãy nhập con số mà mình muốn bắt đầu (ví dụ là số 2, 5 hoặc 10). Sau đó nhấn OK và tiến hành chèn số trang vào vị trí mong muốn như cách làm thông thường.
Nhập con số mà bạn muốn vào ô
Cách đánh số trang theo kiểu Chẵn - Lẻ đối xứng
Kiểu đánh số này cực kỳ hữu ích khi bạn có ý định in tài liệu ra thành sách hoặc đóng tập, nơi các số trang cần nằm đối xứng nhau ở mép ngoài của cuốn sách.
Bước 1: Bạn nhấp đúp chuột vào khu vực Header (đầu trang) hoặc Footer (chân trang) bất kỳ để mở thanh công cụ thiết kế.
Nhấp chuột để mở thanh công cụ thiết kế
Bước 2: Tại thẻ Design (hoặc Header & Footer), hãy tích chọn vào ô Different Odd & Even Pages.
Chọn ô Different Odd & Even Page tại thẻ Design
Bước 3: Bây giờ, bạn chỉ cần thực hiện đánh số cho 1 trang lẻ (ví dụ căn lề trái) và 1 trang chẵn (ví dụ căn lề phải).
Tiến hành đánh số cho 1 trang lẻ và 1 trang chẵn
Ngay lập tức, Word sẽ tự động áp dụng quy luật này cho toàn bộ các trang còn lại: trang lẻ theo trang lẻ, trang chẵn theo trang chẵn, tạo nên sự chuyên nghiệp tuyệt đối cho bản in.
Cách đánh số trang trong word kiểu 1/2
Đây là kỹ thuật giúp bạn kết hợp nhiều kiểu số trên cùng một tài liệu, ví dụ: các trang lời mở đầu dùng chữ số La Mã (i, ii, iii) và các trang nội dung chính dùng số tự nhiên (1, 2, 3). Cách làm này đòi hỏi bạn phải chia nhỏ văn bản thành các phân vùng (Section) độc lập để áp dụng định dạng riêng cho từng phần.
Bước 1: Đầu tiên, bạn chèn số trang cho toàn bộ tài liệu bằng cách vào Insert - Page Number và chọn vị trí hiển thị (thường là Bottom of Page).
Bạn cần chèn số trang cho toàn bộ tài liệu
Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cuối cùng của trang trước khi bạn muốn đổi kiểu số. Sau đó, vào thẻ Layout (hoặc Page Layout), chọn Breaks rồi nhấn Next Page để ngắt tài liệu thành hai phần riêng biệt.
'
Thực hiện theo hướng dẫn để ngắt tài liệu thành hai phần
Bước 3: Bây giờ, bạn nhấp chuột phải vào số trang ở phần thứ hai mà bạn muốn đổi kiểu. Chọn Format Page Numbers, tại ô Number format, hãy chọn kiểu số mà bạn thích (ví dụ từ số La Mã sang số tự nhiên) và nhấn OK để hoàn thành.
Chọn Format Page Numbers và chọn kiểu số thích hợp
Nắm được cách đánh số trang trong word sẽ giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian quý báu khi cần chỉnh sửa hay in ấn sau này. Một chút tỉ mỉ trong cách sắp xếp con số sẽ giúp những tệp tài liệu trở nên sự chất lượng và ấn tượng. Để có thêm nhiều mẹo hay trong cách sử dụng word hãy theo dõi xửa hàng máy trạm đồ hoạ Worklap nhé.
