Backup and sync là gì? Đây là giải pháp của Google giúp hợp nhất việc sao lưu dữ liệu máy tính và hình ảnh vào một nền tảng lưu trữ duy nhất. Đây là trợ thủ đắc lực giúp bạn bảo vệ tập tin an toàn trước các rủi ro hỏng hóc phần cứng hoặc mất mát dữ liệu.
Backup and Sync là công cụ lưu trữ đám mây mạnh mẽ giúp đồng bộ hóa dữ liệu từ máy tính lên Google Drive và Google Photos một cách tự động. Giải pháp này đảm bảo an toàn cho các tập tin quan trọng và giúp bạn truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Hãy cùng khám phá xem backup and sync là gì và cách tối ưu hóa công cụ này để quản lý dữ liệu hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Backup and Sync là gì?
Thực tế, Backup and Sync là phiên bản tiền nhiệm của ứng dụng Google Drive cho máy tính (Google Drive for Desktop) hiện nay. Công cụ này cho phép:
- Đồng bộ hóa: Mọi thay đổi trên tệp tin ở máy tính sẽ được cập nhật tức thì trên Google Drive và ngược lại.
- Sao lưu thông minh: Tự động tải ảnh và video lên Google Photos với các tùy chọn chất lượng gốc hoặc tiết kiệm dung lượng.
- Hoạt động ngoại tuyến: Bạn có thể chỉnh sửa tệp ngay cả khi không có mạng, dữ liệu sẽ tự động tải lên khi có kết nối trở lại.
Backup and Sync là gì?
Ưu và nhược điểm của Google Drive Backup and Sync
Sau khi đã hiểu rõ Backup and sync là gì, Worklap sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu những ưu và nhược điểm cốt lõi đã làm nên tên tuổi của công cụ này. Cụ thể như sau:
Ưu điểm
Backup and Sync là người bạn đồng hành tin cậy của hàng triệu người dùng nhờ sự đơn giản và quy trình vận hành trực quan. Những điểm cộng lớn nhất gồm:
- Tự động hóa sao lưu và đồng bộ: Công cụ này cho phép người dùng chủ động chọn các thư mục quan trọng trên máy tính để thiết lập chế độ tự động hóa. Mọi thay đổi, từ việc thêm mới tệp đến chỉnh sửa nội dung cục bộ, đều được cập nhật tức thì lên đám mây.
- Linh hoạt truy cập đa thiết bị: Sau khi dữ liệu đã nằm an toàn trên Google Drive, rào cản về thiết bị sẽ bị xóa bỏ. Bạn có thể tiếp tục công việc trên điện thoại, máy tính bảng hay bất kỳ máy tính nào khác có kết nối Internet, giúp việc làm việc từ xa và chia sẻ tài liệu dễ dàng.
- Lớp lá chắn bảo mật vững chắc: Việc lưu trữ trên hạ tầng đám mây của Google giúp dữ liệu tránh khỏi các rủi ro như hỏng ổ cứng hay mất máy tính. Với hệ thống mã hóa dữ liệu hiện đại cả khi truyền tải và lưu trữ, người dùng luôn cảm thấy an tâm trước các nguy cơ truy cập trái phép.
- Hợp nhất với Google Photos: Điểm độc đáo của công cụ này là khả năng 2 trong 1. Thay vì phải cài đặt nhiều ứng dụng, bạn có thể tự động sao lưu toàn bộ kho ảnh và video từ máy tính trực tiếp lên Google Photos.
Backup and Sync sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật
Nhược điểm
Dù tiện lợi nhưng Backup and Sync vẫn có những hạn chế, đặc biệt là khi nhu cầu lưu trữ của người dùng ngày càng lớn hơn:
- Áp lực lên dung lượng ổ cứng cục bộ: Đây là điểm yếu lớn nhất vì ứng dụng này hoạt động theo cơ chế sao chép song song. Mọi tệp tin đồng bộ về máy tính đều chiếm một khoảng không gian thực tế tương đương trên ổ cứng.
- Hạn chế khi truyền phát dữ liệu: Khác với các dòng công cụ chuyên nghiệp sau này, Backup and Sync không hỗ trợ tính năng truyền phát. Người dùng buộc phải tải tệp xuống máy mới có thể xem hoặc chỉnh sửa, thay vì có thể tương tác trực tiếp với dữ liệu trên đám mây.
- Thiếu hụt các tùy chọn bảo mật chuyên sâu: Công cụ này chủ yếu hướng đến người dùng cá nhân nên các tính năng kiểm soát quyền hạn còn khá sơ sài. Bạn sẽ thiếu đi các tùy chọn phân quyền nâng cao như giới hạn quyền chỉnh sửa theo tổ chức hay mã hóa đầu cuối.
Cách dùng Backup & Sync để sao lưu dữ liệu trên máy tính
Việc thiết lập Backup & Sync không quá phức tạp, chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể tạo ra một “bản sao” an toàn cho dữ liệu của mình trên đám mây.
Bước 1: Tải xuống Backup & Sync từ Google
Để tải xuống ứng dụng, bạn chỉ cần truy cập vào trang web chính thức của Google Drive. Sau khi tải về hoàn tất, hãy khởi chạy tệp cài đặt để cài đặt phần mềm lên máy tính của mình.
Backup and Sync đồng bộ photo video
Bước 2: Đăng nhập và chọn thư mục mà bạn muốn sao lưu
Mở công cụ vừa cài đặt và đăng nhập tài khoản Google để kết nối. Tiếp theo, bạn chọn các thư mục trên máy tính muốn sao lưu.
Tất cả tệp trong thư mục đã chọn sẽ được chuyển lên đám mây ngay lập tức. Đặc biệt, bạn có thể chọn hẳn một ổ đĩa để backup toàn bộ dữ liệu lên cloud.
Tiến hành làm theo hướng dẫn để sử dụng tính năng này
Bạn cũng có thể sao lưu từ điện thoại, máy ảnh hoặc thẻ SD bằng cách kết nối chúng với máy tính và chọn mục “USB devices & SD cards”.
Lưu ý: Bạn có 15GB miễn phí, nếu nhu cầu cao hơn, bạn có thể nâng cấp dung lượng với giá chỉ từ 1.99 USD/tháng cho 100GB.
Bước 3: Thay đổi cài đặt chung
Sau khi hoàn tất việc chọn các thư mục cần sao lưu, bạn nên kiểm tra và điều chỉnh các thiết lập hệ thống để đảm bảo công cụ vận hành đúng theo nhu cầu cá nhân. Một số cài đặt quan trọng bạn cần lưu ý bao gồm:
Các lựa chọn trong Backup and Sync của Google
- Chế độ lưu trữ hình ảnh và video: Bạn có hai lựa chọn về chất lượng tải lên. Đầu tiên là giữ nguyên “Chất lượng gốc” (Original quality), giúp bảo toàn độ phân giải nhưng sẽ tính vào dung lượng bộ nhớ Drive.
- Lựa chọn thứ hai là “Chất lượng cao” (High quality), Google sẽ nén dung lượng để tiết kiệm bộ nhớ cho bạn. Cụ thể, ảnh lớn hơn 16MP sẽ được điều chỉnh về mức 16MP và video có độ phân giải trên 1080p sẽ được hạ xuống chuẩn 1080p.
- Tùy chỉnh quy tắc xóa dữ liệu: Để tránh việc mất dữ liệu ngoài ý muốn, Backup & Sync cung cấp 3 chế độ đồng bộ khi bạn thực hiện lệnh xóa file trên máy tính:
Remove items everywhere: Dữ liệu sẽ bị xóa đồng thời trên cả máy tính và Drive ngay lập tức.
Don’t remove items everywhere: File bị xóa trên máy tính vẫn sẽ được giữ lại an toàn trên Drive và ngược lại.
Ask me before removing items everywhere: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo hỏi ý kiến bạn trước khi quyết định xóa file trên đám mây.
- Tích hợp với Google Photos: Nếu bạn kích hoạt tính năng này, toàn bộ ảnh và video trong các thư mục đồng bộ sẽ tự động xuất hiện trên dịch vụ Google Photos.
Sử dụng Backup and Sync thành thạo sẽ giúp bạn xây dựng một quy trình quản lý dữ liệu khoa học và cực kỳ an toàn. Việc sao lưu tự động giúp loại bỏ nỗi lo mất mát tài liệu quan trọng trong quá trình làm việc hàng ngày. Đừng quên kiểm tra dung lượng Google Drive thường xuyên để đảm bảo quá trình đồng bộ luôn diễn ra xuyên suốt. Đến đây, Worklap tin tưởng rằng, với các thông tin về Backup and Sync là gì và cách sử dụng ứng dụng này sẽ hỗ trợ tốt công cụ lưu trữ điện toán đám mây của bạn.
